Gosto muito de estudar Gerenciamento de Projetos (GP). São conhecimentos que além de facilitar muito o seu trabalho, ainda ajudam você a planejar mais a sua vida pessoal, profissional, financeira…

As técnicas de Gerenciamento de Projetos podem ser aplicadas inclusive para blogs. Conforme já expliquei, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,serviço ou resultado exclusivo. Então, um blog não é um projeto. Mas você pode ter projetos para seu blog, de acordo com o objetivo que deseja alcançar.

Um exemplo de projeto seria a de como conseguir uma parcela maior de leitores fiéis. Não irei aqui explicar as técnicas de GP detalhadamente, esta é apenas uma forma bem simplificada de como aplicar GP no dia-a-dia.

O Gerenciamento de projetos possui nove áreas de conhecimento. Vejamos as mais importantes delas:

Gerência de escopo: Escopo é a descrição de tudo o que projeto abrange e não abrange. Aqui você também vai determinar quais atividades serão realizadas. Assim, de acordo com o exemplo citado, ele seria mais ou menos assim:

No projeto "Aumento de leitores fiéis" irei atingir minha meta com as seguintes atividades: maior divulgação em agregadores de blogs e sorteio de brinde. O projeto não abrange técnicas de SEO ou aumento de rentabilidade.

Tenha sempre o escopo na mão, para não perder o foco do seu objetivo.

Gerência de tempo: Já definido o escopo, agora é hora de estimar a duração de cada atividade, tendo em mente sua disponibilidade e de seus recursos. Por exemplo, se você não bloga nos fins de semana, não pode contar estes dias como úteis, ok? Outra coisa importante é definir as prioridades: que atividade vem primeiro? Dá para começar as duas coisas ao mesmo tempo ou tenho que esperar terminar uma para começar a outra?

Assim, seguindo nosso exemplo, vou estimar a duração:

A) Divulgação em agregadores de blogs: 30 dias úteis.
B) Sorteio de brinde: 5 dias úteis. Detalhe: começa após passados 20 dias da atividade A;

Dessa forma, se começasse hoje, a atividade A iria começar no dia 20/09/2007 e terminaria dia 01/11/2007. Já a atividade B começaria no dia 18/10/2007 e terminaria dia 25/10/2007. Note que estou descontando os fins de semana.

Gerência de custo: Quanto vou gastar com o projeto? Você pode dizer: ah, mas eu não vou gastar quase nada, é um blog! Totalmente errado. E a energia? E o tempo que você gasta? A mão de obra é, em geral, o mais alto custo do projeto. Quanto valeria sua hora de trabalho no mercado?

Digamos que cada atividade eu gaste 2 horas por dia. Então a atividade A teria 60 horas e a B teria 10 horas. Total: 70 horas. Se sua hora no mercado vale 10 reais, por exemplo, então você gastou 70×10 = 700 reais.

Já com a energia vou estipular um valor, para não fazer mais conta: 100 reais. Ah, ainda tem o brinde! Pode ser um Pendrive no valor de 80 reais. Com os custos de envio, somam 100 reais. Então veja:

Mão de obra: R$ 700,00
Energia: R$ 100,00
Brinde: R$ 100,00
——————————————
Total: R$ 900,00

Gerência de recursos humanos: A grande maioria dos blogs é feita por somente uma pessoa. Aí fica simples. Mas e se tiver mais de uma? É bom ter uma divisão das tarefas, para não sobrecarregar um só. Por exemplo, poderia deixar um encarregado da divulgação e outro do sorteio. Ou alternar os dois nas tarefas.

Vai depender muito da disponibilidade da pessoa no período (já pensou se for no meio das provas finais da faculdade?) e muito também da disposição do indivíduo para colaborar.

Gerência de comunicações: Como você vai se comunicar com os participantes do sorteio? Por email, messenger ou comentário no blog?

Você pode estipular da seguinte forma: dividir os participantes em grupo A, B e C. Os do grupo A são mais importantes para você como network, então procura se comunicar através de comentários e email. O grupo B é o dos amigos, ai você fala por messenger mesmo. Os do grupo C são os paraquedistas ou troll, ai você ou comenta no blog, ou… deixa pra lá.

Gerência de riscos: E se der tudo errado: Se o sorteio não vingar, se a divulgação não for suficiente? E se o computador der pau e eu ficar sem acesso a internet? Procure fazer uma lista de riscos que correm o seu projeto. Depois disso, pense numa solução para cada um destes riscos. Assim você não é pego desprevenido.

Gerência de aquisições: Preciso comprar o pendrive. Onde comprar? Que marca? Quando comprar? Como enviar? Primeiro, pesquise muito os preços (existem sites ótimos para isso), compare, anote e veja qual tem melhor custo x benefício. Também defina a forma de envio do prêmio: Carta simples? Sedex? Carta registada?

Gerência da qualidade: Nada mais é do que checar se você está seguindo direitinho o que planejou. O ideal é que fosse feita por outra pessoa, mas quem não tem cão caça com gato. Aí fica a sua consciência de se policiar para ir até o fim com o projeto. E depois, colher os louros!

Lembre-se: Depois de tudo terminado, junte todo o material que você planejou e compare com o que aconteceu. Anote o que foi um sucesso e o que precisa melhorar numa lista. Ele servirá como lições aprendidas, e no final, guarde tudo o que você fez para que no próximo projeto não tenha que partir do zero.

Está confirmada a realização da prova de certificação PMP em Fortaleza no dia 1º de dezembro de 2007. O teste será aplicado na Infost, localizado na Av. Oliveira Paiva, 941-A, Cidade dos Funcionários.

As inscrições estão abertas, e o usuário deve escolher a opção de prova em papel, português e site code 657. Mais informações sobre a certificação PMP no site do PMI-CE.

O Project Management Institute do Ceará convida interessados em fazer o Curso Preparatório para a Certificação PMP à reunião marcada para hoje, às 19:00, na sede do PMI-CE, localizado na Avenida Oliveira Paiva, 941 em Fortaleza.

Lembrando que o próximo exame PMP será realizado nas dependências do Insoft no dia 01/12/2007, no mesmo endereço. A taxa de filiação ao PMI e PMI-CE é de US$ 139,00 e o valor da prova para os membros é de US$ 250,00.

Mais informações no site www.pmice.org.br.

No post anterior, vimos o que são projetos. Agora vamos ver o que é Gerenciamento de Projetos:

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos, através da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

Obviamente, quem é o responsável pelo projeto é o gerente de projeto, que nem sempre leva esse nome. Ele pode ser chamado de gerente, líder de projeto, responsável, etc. Este gerente, caso seja um PMP, deve seguir um “Código de Conduta Profissional”, elaborado pela PMI.

O que um gerente de projetos faz, afinal? As suas principais atribuições são:

• Identificar as necessidades dos clientes
• Estabelecer objetivos claros e alcançáveis
• Balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo
• Adaptar as especificações, os planos e a abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

Os projetos geralmente têm uma “restrição tripla”, que são escopo (escopo é tudo o que abrange o projeto), tempo e custo do projeto. Eu diria que há mais uma, a qualidade, cada vez mais exigida pelo mercado. Esses fatores estão muito ligados um ao outro, de tal forma que se algum dos três fatores mudar, pelo menos um outro fator provavelmente será afetado. Assim, se for priorizado o tempo para conclusão do projeto, o esforço e, por conseqüência, a qualidade, estarão comprometidos.

Todo projeto tem riscos. Podem ser de maior ou menor impacto, mas sempre existe. Segundo o PMBOK, um risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo em pelo menos um objetivo do projeto.

No próximo post, falaremos um pouco mais sobre os conhecimentos e habilidades necessários para um Gerente de Projetos.

Muita gente hoje em dia está falando sobre Gestão de Projetos. Não só na área de TI, mas no mercado como um todo. Ainda há uma demanda muito grande por profissionais qualificados, porém ainda há pouca gente capacitada neste tipo de conhecimento. Mas afinal, o que é Gestão de Projetos? É controlar um projeto com um cronograma no MS Project ou similar?

A resposta é não. Não é somente isso, é também isso. Na verdade, o cronograma é apenas uma pequena parte de documentos necessários para se gerenciar um projeto. Tudo é feito através de ferramentas e técnicas, que irei falar mais nos posts posteriores. Essas técnicas e ferramentas foram definidas em um guia, chamado PMBOK, elaborado pela a PMI. E é a partir dele que irei falar sobre este assunto neste e nos próximos posts.

O PMBOK surgiu da necessidade de se criar um vocabulário comum para se discutir, aprender e aplicar o gerenciamento de projetos. É ele a principal ferramenta de estudo caso você decida ter uma certificação PMP (Certificação de Profissional de Gerenciamento de Projetos). Bem, mas antes de começar, que tal saber o que é um projeto?

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Mas porque o projeto é temporário? Porque ele tem início, meio e fim. Tanto faz se ele dura uma semana ou uma década – um dia o projeto vai chegar ao fim. O final é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos – ou quando chegar à conclusão de que sua continuidade é inviável. Observe que o projeto é temporário, mas seu produto, serviço ou resultado não o é. Por exemplo, a construção do Cristo Redentor foi um projeto temporário, mas a estátua não é.

E porque o resultado é exclusivo? Não podem ser coisas iguais? Igual, igual não. Pode ser muito similar, mas cada resultado é exclusivo. Por exemplo, projetos de construção de franquias. Apesar de todos os Habib’s seguirem o mesmo padrão visual, os projetos geram resultados diferentes, porque os prédios ficam em lugares diferentes, obrigando a ter modificações, por mínimas que sejam.

Existe muita gente que confunde projetos com operações. Mas são coisas diferentes, sendo a principal diferença o fato de que as operações são contínuas e repetitivas, enquanto os projetos são temporários e exclusivos. o projeto termina quando seus objetivos específicos foram atingidos, enquanto as operações adotam um novo conjunto de objetivos e o trabalho continua. Ou seja, operações são rotineiras, fazem parte do dia-a-dia.

Os projetos são, geralmente, altamente ligados ao planejamento estratégico de uma organização, seja a equipe do projeto formada por funcionários da organização ou um prestador de serviços contratado. Normalmente nascem a partir de uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou um requisito legal – a lei acima de todas as coisas.

No próximo post veremos um pouco mais sobre o que é gerenciamento de projetos.